Vedlikeholdsplan for borettslag – eksempel, innhold og oppfølging

En vedlikeholdsplan for borettslag og sameier gjør det enklere å planlegge vedlikehold, prioritere tiltak og fordele kostnader over tid.

Med en oppdatert vedlikeholdsplan får styret bedre oversikt over hva som bør gjøres, når det bør utføres og hvilke investeringer som kommer i årene fremover.

Les mer om hva den bør inneholde og hvordan følge den opp.

Ønsker dere hjelp med å lage vedlikeholdsplan? Driftshjelp hjelper borettslag og sameier i Oslo med oppfølging av vedlikeholdsplaner. Oppgaver gjennomføres og avvik oppdages tidlig.

Tar 30 sek • Helt uforpliktende • Ingen binding

Hva er en vedlikeholdsplan for borettslag og sameier?

En vedlikeholdsplan er en oversikt over hvilke vedlikeholdsoppgaver som bør gjennomføres på eiendommen, når de bør utføres og hvilke tiltak som bør prioriteres over tid.

Hvem har ansvar for vedlikeholdsplan i borettslag og sameier?

Styret har det overordnede ansvaret for å sørge for at borettslaget eller sameiet har en plan for vedlikehold av eiendommen.

Selv om en vedlikeholdsplan ikke er et generelt lovkrav, har styret ansvar for forsvarlig forvaltning, drift og vedlikehold av fellesarealer og bygningsmasse.

I praksis innebærer dette å:

• sørge for at vedlikeholdsbehov kartlegges
• prioritere tiltak ut fra risiko, tilstand og økonomi
• oppdatere vedlikeholdsplanen jevnlig
• følge opp at planlagte tiltak faktisk blir gjennomført
• innarbeide vedlikeholdskostnader i budsjettet og den langsiktige økonomiplanen

Mange styrer velger å få hjelp av vaktmester, driftspartner, takstmann eller andre fagpersoner med å utarbeide og følge opp vedlikeholdsplanen.

Selv om deler av arbeidet kan settes bort, er det fortsatt styret som har det overordnede ansvaret for at planen holdes oppdatert og brukes aktivt.

Hva bør en vedlikeholdsplan for borettslag inneholde?

En vedlikeholdsplan gir oversikt over hvilke bygningsdeler og områder som skal følges opp, hvor ofte kontrollene bør gjennomføres og hvilke tiltak som bør prioriteres over tid.

Selv om innholdet varierer fra eiendom til eiendom, vil en vedlikeholdsplan for borettslag og sameier ofte omfatte:

• Tak og takrenner – kontroll av slitasje, lekkasjer og tette renner
• Fasade og vinduer – oppfølging av overflater, fuger og utvendig vedlikehold
• Uteområder – vedlikehold av grøntområder, gangveier og fellesarealer
• Belysning – kontroll og utskifting av lys i fellesområder
• Dører og låser – vedlikehold av inngangspartier, porter og adgangssystemer
• Tekniske installasjoner – oppfølging av ventilasjon, heiser og andre tekniske anlegg
• Brannvern – kontroll av rømningsveier og sikkerhetstiltak
• HMS og internkontroll – rutiner, dokumentasjon og oppfølging av sikkerhetsarbeid

En god vedlikeholdsplan gjør det enklere å prioritere tiltak, planlegge fremtidige kostnader og sikre at viktige oppgaver ikke blir glemt.

Slik lager styret en vedlikeholdsplan og følger den opp

En vedlikeholdsplan er mest verdifull når den både gir oversikt over fremtidige vedlikeholdsbehov og brukes aktivt gjennom året.

For de fleste borettslag og sameier kan prosessen deles inn i fem enkle steg:

Steg 1: Kartlegg bygningens tilstand
Start med en befaring eller en tilstandsrapport for å få oversikt over hvilke bygningsdeler som trenger vedlikehold.

Steg 2: Prioriter tiltakene
Vurder hvilke oppgaver som haster, hvilke som kan planlegges over tid, og estimer kostnadene slik at de kan innarbeides i budsjettet.

Steg 3: Lag en tidsplan
Sett opp når kontroller, vedlikehold og utskiftninger skal gjennomføres, og hvem som har ansvar for oppfølgingen.

Steg 4: Følg planen gjennom året
Gjennomfør jevnlige tilsyn, registrer avvik og dokumenter utført vedlikehold. Da blir det enklere å oppdage feil tidlig og holde oversikt over hva som gjenstår.

Steg 5: Oppdater vedlikeholdsplanen
Gå gjennom planen minst én gang i året, gjerne i forbindelse med budsjettarbeidet, og juster den etter utført arbeid og nye vedlikeholdsbehov.

Eksempel på vedlikeholdsplan for borettslag

Nedenfor ser du et forenklet eksempel på hvordan en vedlikeholdsplan for et borettslag kan være bygget opp. Faktiske behov vil variere ut fra byggets alder, størrelse og tekniske tilstand.

Bygningsdel / område	Tiltak	Frekvens	Prioritet
Tak	Kontroll av taktekking og beslag	Årlig	Høy
Takrenner og nedløp	Rensing og kontroll	Vår og høst	Høy
Fasade	Visuell kontroll for sprekker og skader	Årlig	Høy
Vinduer	Kontroll av tetninger og maling	Hvert 3.–5. år	Middels
Inngangspartier	Kontroll av dører, låser og adgangssystem	Kvartalsvis	Høy
Utebelysning	Kontroll og utskifting av lyskilder	Kvartalsvis	Middels
Ventilasjon	Kontroll og service	Årlig	Høy
Brannvern	Kontroll av utstyr og rømningsveier	Årlig	Høy
Kjeller og boder	Kontroll for fukt og skader	Kvartalsvis	Høy
Uteområder	Vedlikehold av grøntområder og gangveier	Løpende	Middels
Snørydding og strøing	Sesongbasert oppfølging	Vinter	Høy
HMS og internkontroll	Gjennomgang av rutiner og dokumentasjon	Årlig	Høy

En vedlikeholdsplan er ikke et statisk dokument. Tiltak bør oppdateres etter hvert som arbeid utføres, nye behov oppstår eller byggets tilstand endrer seg.

Mange borettslag gjennomgår vedlikeholdsplanen årlig i forbindelse med budsjettarbeidet for å sikre at planlagte tiltak fortsatt er relevante og prioritert riktig.

Årshjul for vedlikehold i borettslag og sameier

Vedlikeholdsbehovene varierer gjennom året. Mange borettslag og sameier bruker et årshjul for å planlegge vedlikehold og sikre at viktige oppgaver blir fulgt opp til riktig tid.

Vår	Sommer	Høst	Vinter
Feiing og rydding etter vinteren	Vedlikehold av uteområder	Løvrydding	Snørydding og strøing
Kontroll av takrenner og sluk	Beskjæring av vegetasjon	Rensing av takrenner	Kontroll av varmekabler
Gjennomgang av fasader	Utvendig vedlikehold ved behov	Kontroll av utebelysning	Oppfølging av fukt og lekkasjer
Kontroll av uteområder	Oppfølging av grøntområder	Klargjøring før vinteren	Tilsyn av tekniske installasjoner

Hvordan prioritere vedlikehold dersom budsjettet er begrenset?

I de fleste borettslag og sameier er det ikke mulig å gjennomføre alle tiltak samtidig. Ved begrenset budsjett bør vedlikehold prioriteres etter risiko, konsekvenser og kostnader.

En vanlig prioritering er:

1. Sikkerhet og lovpålagte forhold

Brannvern, elektriske anlegg og forhold som kan påvirke personsikkerhet bør alltid prioriteres først.

2. Skader som kan utvikle seg

Lekkasjer, fuktproblemer og andre forhold som kan føre til større skader bør håndteres tidlig for å unngå høyere kostnader senere.

3. Tekniske installasjoner

Heiser, ventilasjon, belysning og andre systemer som er viktige for den daglige driften bør følges opp jevnlig.

4. Estetiske forbedringer

Oppgraderinger som først og fremst påvirker utseendet kan ofte utsettes dersom økonomien er begrenset.

Ved å prioritere tiltakene riktig blir det enklere å fordele kostnadene over tid og unngå store, uforutsette investeringer.

Hvorfor blir vedlikeholdsplaner ofte ikke fulgt opp?

Mange borettslag og sameier har en vedlikeholdsplan, men opplever at den blir vanskelig å følge opp i praksis. Ofte skyldes det ikke manglende vilje, men at styret har begrenset tid og mange oppgaver som må håndteres samtidig.

Vanlige årsaker er:

• Lite tid i styret – oppfølging av eiendommen kommer ofte i tillegg til jobb og andre forpliktelser
• Uklare ansvarsområder – det kan være usikkert hvem som skal følge opp ulike oppgaver og tiltak
• Manglende rutiner – uten faste prosesser blir det vanskeligere å holde oversikt og følge opp arbeidet systematisk
• Oppgaver blir utsatt – mindre avvik og vedlikehold blir ofte nedprioritert til fordel for mer akutte saker

Når vedlikehold blir utsatt over tid, kan mindre problemer utvikle seg til større og mer kostbare tiltak. Faste rutiner og jevnlig oppfølging gjør det enklere å holde vedlikeholdsplanen oppdatert og sikre at oppgaver faktisk blir gjennomført.

Når bør borettslag og sameier få hjelp med oppfølging av vedlikeholdsplan?

Mange styrer opplever at det er relativt enkelt å lage en vedlikeholdsplan, men mer krevende å følge den opp gjennom året.

Oppgaver blir ofte utsatt, rutiner mangler eller tiden strekker ikke til når andre saker må prioriteres.

Det kan være aktuelt å få hjelp dersom:

• styret bruker mye tid på oppfølging av eiendommen
• vedlikeholdsoppgaver blir utsatt eller glemt
• det mangler faste rutiner for tilsyn og dokumentasjon
• det er usikkerhet rundt ansvar og prioritering av tiltak
• eiendommen krever jevnlig oppfølging gjennom året

Driftshjelp sørger for at vedlikeholdsplanen faktisk blir fulgt opp

Mange borettslag og sameier har en vedlikeholdsplan, men opplever at det er den løpende oppfølgingen som er mest krevende. Oppgaver blir utsatt, avvik blir ikke dokumentert og styret får stadig flere praktiske oppgaver å håndtere.

Driftshjelp hjelper borettslag og sameier i Oslo med å sikre at vedlikeholdsplanen ikke bare blir liggende i en skuff, men faktisk blir fulgt opp gjennom året.

Med Driftshjelp får dere blant annet:

• faste tilsyn av eiendommen
• registrering og oppfølging av avvik
• dokumentasjon av utført vedlikehold
• koordinering og oppfølging av håndverkere ved behov
• én fast kontaktperson
• ukentlig rapportering til styret
• SMS-varsling ved kritiske avvik
• oppfølging av HMS-rutiner og internkontroll
• forebyggende vedlikehold som reduserer risikoen for større skader
• mindre administrasjon og færre praktiske oppgaver for styret

Målet er å gjøre vedlikeholdsarbeidet mer forutsigbart og sikre at nødvendige tiltak blir gjennomført til riktig tid. På den måten kan styret bruke mindre tid på praktisk oppfølging, samtidig som eiendommen blir ivaretatt på en strukturert og langsiktig måte.

Ønsker dere hjelp med oppfølging av vedlikeholdsplanen? Ta kontakt for en gratis og uforpliktende befaring.

Tar 30 sek • Helt uforpliktende • Ingen binding

Ofte stilte spørsmål om vedlikeholdsplan i borettslag og sameier