HMS Internkontroll i borettslag og sameier

Alle boligselskap er pålagt å gjennomføre HMS-internkontroll en gang i året. At kontroll utføres er styrets ansvar.

Kontroll og påfølgende tiltak kan med fordel delegeres til andre som kan det. Vi har lang erfaring og kan bistå dere.

Hva er HMS internkontroll?

HMS internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at borettslag og sameier planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav.

Hva en internkontroll skal inneholde varierer noe ettersom eiendommer er forskjellige. All bygningsmasse, elektriske anlegg, fellesarealer, bakgård og lekeapparater vil likevel inngå.

Internkontroll-skjema og mål for systematisk HMS-arbeid må også tilpasses det enkelte boligforetak.

Alt arbeid i forbindelse med internkontrollen må dokumenteres.

Må HMS internkontroll utføres i borettslag og sameier?

Nasjonale sikkerhetsmyndigheter (NSM) stiller krav til at alle foretak, også boligforetak å gjennomføre HMS-internkontroll årlig.

Strømnettsleverandøren kontrollerer at dette gjøres.

Styret plikter å ha oversikt

Konkrete krav til internkontroll er beskrevet i forskrift om systematisk helse miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter, internkontrollforskriften.

Styret må sørge for at denne følges, og at HMS-tiltak og internkontroll gjennomføres. Dersom det avdekkes brudd på forskriftene, kan myndighetene gi pålegg om nødvendige tiltak.

De må ha oversikt over bygg, alle fellesarealer og installasjoner.

De som skal utføre arbeidet må være innforstått med sitt ansvar, også konsekvenser som kan følge for person og eiendom dersom HMS-arbeid ikke utføres.

Styret har også ansvar for at feil eller mangler utbedres.

Hvorfor er HMS internkontroll viktig?

Målet er å minimere sannsynligheten for uønskede hendelser og skader på mennesker eller gjenstander.

Bygg, bakgård og andre fellesarealer skal være i god tilstand. Hvor det verken er fare for ulykker, eller skader på mennesker eller gjenstander.

HMS internkontroll gir oversikt over eiendommen, og mer kontroll over sikkerhet og miljø.

Det må arbeides systematisk og målrettet for god helse, miljø og sikkerhet. Sett mål, organiser og vedlikehold eiendommen i samsvar med regelverk.

En godt utarbeidet plan lar en sette i gang tiltak. Utbedringsoppgaver vil da prioriteres og gjennomføres på en effektiv og god måte. Gjennomgang av internkontrollen er viktig.

Hvordan gjennomføre HMS internkontroll?

Styret må sette seg inn i regler og forskrifter som gjelder for Internkontroll.

Utarbeid kartleggingsskjema for deres eiendom

Skjemaet bør vise hva som inngår i internkontrollen for å sikre at vedlikehold, ettersyn og oppfølging skjer i henhold til forskriftene.

Det bør også vise om det er behov for eller planlagt tiltak eller utbedringer.

Ved planlagte utbedringer bør skjemaet inkludere blant annet: årsak, hvem som har ansvar og oppgaver innenfor HMS-arbeidet, ansvarsfordeling og når det skal gjøres.

Lag prioriteringsliste for HMS-tiltak

Lag en prioriteringsliste for å sikre gjennomføring av HMS tiltak.

Kritiske HMS-tiltak prioriteres først. Deretter tiltak som er mindre kritisk.

Dokumenter delegering av HMS internkontroll

HMS-internkontroll og tiltak kan delegeres. Eksempelvis til noen styremedlemmer, beboere eller til en kompetent tredjepart.

De bør besitte kunnskap om de ulike oppgavene, og ha dokumentert opplæring i HMS-arbeid ved behov.

Informer beboerne om HMS-internkontroll og tiltak

En generell regel er å informere beboerne om HMS-regelverk og HMS-tiltak.
Da kan alle overholde sikkerheten, lover og forskrifter.

Opplys beboer om å melde styret dersom styret må håndtere feil og mangler.

Delegeres ansvaret til ekstern aktør, så er informasjon om tiltak ekstra viktig.

Informerer styret og beboerne både om hva, hvorfor og av hvem tiltak skal gjennomføres. Det kan hjelpe de som skal utføre jobben.

God informasjon før og underveis i prosessen vil kunne forhindre unødvendige konflikter eller uenigheter.

HMS-internkontroll + gode tiltak = økonomisk

Boligforetak kan bli bøtelagt dersom HMS internkontroll ikke gjennomføres.

Hvis styret ikke kan dokumentere at HMS-tiltak er fulgt opp og utbedret ved skade eller ulykke, kan de holdes økonomisk ansvarlig.

Godt utført HMS-arbeid, god sikring og godt vedlikehold av bygg og fellesområder reduserer vedlikeholdskostnadene. Det gir også lavere forsikringspremier.

Husk at også økonomistyringen for borettslag og sameier skal dokumenteres som en del av Internkontrollen. 

HMS internkontroll og tiltak fra Driftshjelp

Driftshjelp har lang erfaring med HMS internkontroll og gjennomføring av tiltak i borettslag og sameier.

Vi har opparbeidet innsikt og kunnskap om HMS-system, samt utbedring og praktisk forståelse av internkontrollforskriften.

HMS rutinene gjennomgås og utbedring tilpasses deres eiendom.

Vi hjelper med alt fra dokumentasjon, gjennomføring av kontroll og målsetting for HMS-arbeidet. Vi tilbyr utarbeidelse av risikoanalyser, samt prioriteringer og utbedringsplaner, og utfører også selve utbedringene og vedlikeholdsarbeidet.

Selve internkontrollen gjennomfører vi gjerne i fellesskap med en eller flere fra styret. Det gjør at gode rutinar settes fra start.

Vi lager prioriteringslister

Basert på risikoanalysen lages en prioriteringsliste for utføring av HMS tiltak.

Vi setter nivåer på HMS-tiltakene: rødt (akutt), gult og grønt nivå.

Listen har vært til stor hjelp for styrene, da det blir enklere å prioritere tiltakene.

Der vi leverer andre vaktmestertjenester – inkluderer vi gjerne HMS-kontroll og eventuelle tiltak knyttet til tjenesten.