HMS Internkontroll i borettslag og sameier

Helse, miljø og sikkerhet (HMS) er viktig, også i borettslag og sameier. Derfor er alle boligselskap pålagt å gjennomføre HMS-internkontroll en gang i året. Hva som omfattes varierer, men eksempelvis vil all bygningsmasse, elektriske anlegg, fellesarealer, bakgård og lekeapparater inngå. At HMS- internkontrollen gjennomføres er styrets ansvar.

Selv om HMS-internkontroll og påfølgende tiltak er styrets ansvar, er det ikke nødvendigvis styret som må gjennomføre den. Denne oppgaven kan, ofte med fordel, delegeres til andre.

Hva er HMS internkontroll?

HMS internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at borettslag og sameier planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav.

Alt arbeid – både internkontroll, planer og konkrete tiltak skal dokumenteres.

HMS-internkontroll og utbedring er styrets ansvar.

Hva en internkontroll for borettslag og sameier skal inneholde varierer, ettersom alle eiendommer er unike. Derfor må internkontrollskjema og mål for HMS arbeidet utarbeides for det enkelte boligforetak.

Hva en HMS-plan og interkontroll skal inneholde, og hva som minimum må dokumenteres er beskrevet i internkontrollforskriften §5.

Må HMS internkontroll utføres i borettslag og sameier?

Nasjonale sikkerhetsmyndigheter (NSM) har pålagt alle foretak, også boligforetak å gjennomføre HMS-internkontroll årlig. Strømnettsleverandøren kontrollerer at dette gjøres.

Styret må sørge for at internkontrollforskriften følges, og at HMS-tiltak og internkontroll gjennomføres. De har også ansvar for at feil eller mangler utbedres.

Dersom internkontroll eller utbedringer ikke gjennomføres kan det påløpe bøter.

Hvorfor er internkontroll i borettslag og sameier viktig?

Hensikten med en HMS internkontroll er å sikre at boligforetaktet på en systematisk og målrettet måte skaffer seg oversikt og kontroll over sikkerheten og miljøet på eiendommen. Målet er å minimere sannsynligheten for skader på mennesker eller gjenstander.

Det vil si at bygg, bakgård og andre fellesarealer minimum er i en slik stand at det verken er fare for ulykker, eller skader på mennesker eller gjenstander. Det er viktig å merke seg at HMS-tiltak og internkontroll i borettslag og sameier også omfatter beboernes boforhold, inneklima og psykososiale forhold.

For å kunne får en oversikt over eiendommen må man lage en plan for internkontroll. Boligforetaktet må først sette faktiske mål, deretter organisere, utføre og vedlikeholde borettslaget eller sameiet i samsvar med gjeldende regelverk. Med en godt utarbeidet plan kan man sette i gang nødvendige tiltak og sikre at utbedringsoppgaver prioriteres og gjennomføres på en effektiv og god måte.

Hvordan gjennomføre HMS internkontroll?

Sett dere inn i regler og forskrifter

Det første steget i HMS-arbeidet er at alle i styret må sette seg inn i regler og forskrifter som gjelder for internkontroll – internkontrollforskriften.

Utarbeid kartleggingsskjema

Neste steg er å utarbeide et kartleggingsskjema spesifikt for deres borettslag eller sameie. Skjemaet bør vise hva som inngår i internkontrollen, hvilke rutiner dere har for vedlikehold og ettersyn. Skjemaet bør også vise om det er behov for eller planlagt tiltak eller utbedringer. Er det planlagt utbedringer bør det også inkludere hva som er årsaken og hvem som har ansvaret, og når det skal gjøres.

Lag prioriteringsliste for HMS-tiltak

For å sikre at HMS-tiltak blir gjennomført er det smart å lage en prioriteringsliste.

Den bør vise hvilke HMS-tiltak som er kritisk og må utføres så snart som mulig, og deretter hvilke tiltak som er mindre kritisk og kan vente litt.

Alle tiltak skal bidra til at det er samsvar mellom det som gjøres av aktiviteter og planlegging i forhold til regelverk og lover for borettslag og sameier.

Dokumenter delegering av HMS internkontroll

Selv om det er styret som har ansvaret kan gjennomføringen av HMS-internkontrollen og tiltakene delegeres. Oppgavene kan enten fordeles blant styremedlemmene, eller delegeres til beboerne eller til ekstern tredjepart som har kompetansen til å følge opp det spesifikke arbeidet.

Å delegere oppgaver til personer som besitter kunnskap om de ulike oppgavene er ofte en smart løsning.

Husk at den personen ansvaret delegeres til må dokumenteres. Det gjelder også ansvarsfordelingen.

Styret plikter å ha oversikt

Delegering eller ikke. Styret er uansett pliktig til å ha oversikt over bygg og alle fellesarealer og -installasjoner.

Fra brannsikring til utstyret på lekeplassen. Ved delegering av HMS-oppgaver må styret sørge for at alle er innforstått med sitt ansvar.

Det gjelder også hvilke konsekvenser som kan følge, både for person og eiendom, dersom HMS-arbeidet ikke utføres.

Informer beboerne om HMS-internkontroll og tiltak

En generell regel er å informere beboerne om HMS-regelverk og HMS-tiltak slik at de forstår at HMS-tiltak bidrar til å overholde sikkerheten, lover og regler. De bør også vite at de må melde styret om eventuelle feil eller mangler.

Delegeres ansvaret til personer eller et firma utenom styret, er informasjon om dette ekstra viktig. Hvis styret informerer beboerne om både hva, hvorfor og av hvem tiltak skal gjennomføres, så kan det hjelpe den som skal utføre jobben.

God informasjon til berørte beboere om HMS-tiltak, ansvar og myndighet – vil forhindre at unødvendige konflikter eller uenigheter oppstår.

HMS-internkontroll + gode tiltak = økonomisk

Boligforetak kan bli bøtelagt dersom HMS internkontroll ikke gjennomføres. Det er isolert sett ikke gunstig økonomisk. Heller ikke det at om Styret, ved skade eller ulykke, ikke kan dokumentere HMS-tiltak er fulgt opp og utbedret kan holdes økonomisk ansvarlig.

Vel så viktig er det at godt utført HMS-arbeid, god sikring og godt vedlikehold av bygg og fellesområder ikke bare reduserer vedlikeholdskostnadene, men også gir lavere forsikringspremier. Faktisk kan reduksjonen i forsikringspremier være større enn kostnadene ved å gjennomføre både HMS internkontroll og utbedringstiltak.

Husk at også økonomistyringen for borettslag og sameier skal dokumenteres som en del av Internkontrollen. 

Driftshjelp – Din partner for HMS internkontroll og tiltak

Driftshjelp har lang erfaring med HMS internkontroll og gjennomføring av HMS-tiltak i borettslag og sameier.

Vi har opparbeidet oss dyptgående innsikt i forvaltning av boligforetak. Vi har i tillegg opparbeidet kunnskap om utbedring og praktisk forståelse av internkontrollforskriften.

Driftshjelp kan bistå med alle områder for utarbeidelse av HMS-internkontrollskjema. Utbedring tilpasses deres borettslag eller sameie til utbedring. Vi hjelper med alt fra dokumentasjon, gjennomføring av internkontrollen, målsetting for HMS-arbeidet, utarbeidelse av risikoanalyser, prioriteringer og utbedringsplaner. Vi utfører også utbedringer og vedlikeholdsarbeid.

Selve internkontrollen gjennomfører vi gjerne i fellesskap med en eller flere fra styret. Det gjør at veien fra identifisering til handling går raskest mulig. Det gjør det også raskere å prioritere og fordele oppgaver.

Erfaringsmessig vil utbedringstiltak fordele seg noe forskjellig. Fra det helt enkle som kan fikses parallelt med internkontrollen og ordnes ved første anledning etter at kontrollen er gjennomført. Til det som må planlegges, budsjetteres og prosjekteres.

Vi lager prioriteringslister

Noen ganger blir listen over avvik og behov for HMS-tiltak lang.

Da foretar vi en risikoanalyse. Dette for å lage en prioriteringsliste basert på risikofaktorer for at skade eller ulykke skal skje. Her beregnes sannsynlig konsekvens, kostnader for utbedring og tid for utbedring.

Vi setter ofte ulike nivåer på HMS-tiltakene: rødt, gult og grønt nivå. Rødt er hva som må gjøres umiddelbart og grønt er det som kan vente tas ved anledning. Erfaringsmessig er dette til stor hjelp for styret til å prioritere HMS-tiltakene.

For godt HMS-arbeid må styret i boligforetaket følge lover og regler som er satt for HMS. Dette gjelder for alle installeringer, monteringer, bygging, sikring, miljø og måte å jobbe på. De må også sørge for at HMS-internkontroll gjennomføres en gang i året.

I de borrettslag og sameier vi gjør andre vaktmestertjenester – inkluderer vi gjerne HMS-kontroll og eventuelle tiltak knyttet til tjenesten.

Vi i Driftshjelp tar arbeidet med helse miljø og sikkerhet på alvor, og gjør alltid vårt beste for å tilegne oss informasjon og ny kunnskap om HMS for borettslag og sameier.

Andre vaktmestertjenester fra Driftshjelp

Driftshjelp er en fullservice leverandør av drifts- og vaktmestertjenester til borettslag og sameier i Oslo og omegn. Våre vaktmestertjenester leveres både som faste avtaler og som enkeltstående oppdrag.

Foruten vaktmestertjenester leverer vi sesongtjenester som gartnertjenester og vedlikeholdstjenester for grøntanlegg samt alle tjenester for vedlikehold og utvikling av fellesarealer.

I alle våre tjenester står HMS-arbeidet høyt på agendaen. Oppdager vi noe som ikke lar seg løse der og da, har vi gode rutiner for å informere styret.