HMS-Internkontroll i borettslag og sameier

Helse, miljø og sikkerhet (HMS) er viktig, også i Borettslag og Sameier. Derfor er alle boligselskap pålagt å gjennomføre HMS-internkontroll en gang i året. Hva som omfattes varierer, men f.eks. vil all bygningsmasse, elektriske anlegg, fellesarealer, bakgård og lekeapparater inngå. At HMS- internkontrollen gjennomføres er styrets ansvar!

Selv om HMS-internkontroll og påfølgende tiltak er styrets ansvar, er det ikke nødvendigvis styret som må gjennomføre den. Denne oppgaven kan, ofte med fordel, delegeres til andre.

Hvorfor har vi HMS-internkontroll i borettslag og sameier?

Nasjonale sikkerhetsmyndigheter (NSM) har pålagt alle foretak, også boligforetak (som borettslag og sameier), å årlig gjennomføre HMS-internkontroll. Kontroll av at dette er gjort gjøres av strømnettsleverandøren.

At internkontrollforskriften følges og at HMS-tiltak og internkontroll gjennomføres, samt eventuelle feil eller mangler utbedres, er styrets ansvar. Dersom internkontroll eller utbedringer ikke gjennomføres kan det påløpe bøter. 

Hva er internkontroll i borettslag og sameier?

HMS- internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at virksomheten planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav. Dette her viktig å merke seg at alt arbeid, dvs både internkontroll, planer og konkrete tiltak skal dokumenteres.

Ansvaret for både HMS-internkontroll og utbedring ligger på styret, og det er viktig at det dokumenteres internkontrollen er gjennomført. Da alle eiendommer er unike er det ingen ferdige skjema for hva en internkontroll for borettslag og sameier skal inneholde. Internkontrollskjema, sammen med mål for HMS arbeidet, må derfor utarbeides for det enkelte boligforetak. Hva en HMS-plan og interkontroll skal inneholde, og hva som minimum må dokumenteres er beskrevet i internkontrollforskriften §5.

Hvorfor internkontroll i borettslag og sameier?

Hensikten med HMS – internkontrollen er å sikre at boligforetaktet på en systematisk og målrettet måte skaffer seg oversikt og kontroll, samt lager en plan slik at nødvendige tiltak, og at utbedringsoppgaver, prioriteres og gjennomføres. Dette innebærer at boligforetaktet ikke bare kontrollerer og planlegger, men setter faktiske mål, organiserer, utfører og vedlikeholder borettslaget eller sameiet i samsvar med gjeldende regelverk.

Målet er å minimere sannsynligheten for skader på mennesker eller gjenstander. Det vil si at bygg, bakgård og andre fellesarealer minimum er i en slik stand at det verken er fare for ulykker, eller skader på mennesker eller gjenstander. Det er viktig å merke seg at HMS-tiltak og internkontroll i borettslag og sameier også omfatter beboernes boforhold, inneklima og psykososiale forhold.

Hvordan gjennomføre HMS-internkontroll?

Det første steget i HMS-arbeidet er at alle i Styret sette seg inn i de regler og forskrifter som gjelder for internkontroll. Dette gjøres ved å sette seg inn i internkontrollforskriften.

Neste steg er utarbeide et kartleggingsskjema spesifikt for deres borettslag eller sameie. Dette skjemaet bør vise hva som inngår i HMS-internkontrollen. Hvilke rutiner dere har for vedlikehold og ettersyn. Om det er behov for, eller planlagt, tiltak eller utbedringer. Er det planlagt utbedringer bør det også inkludere hva som er årsaken og hvem som har ansvaret, og når det skal gjøres.

Lag prioriteringsliste for HMS-tiltak

For å sikre at HMS-tiltak blir gjennomført er det smart å lage en prioriteringsliste. Den bør vise hvilke HMS-tiltak som er kritisk og må utføres så snart som mulig, og deretter hvilke tiltak som er mindre kritisk og kan vente litt. I en HMS «setting» skal alle tiltak skal bidra til at det er samsvar mellom alt som gjøres av aktiviteter og planlegging i forhold til regelverk og lover for borettslag og sameier.

Delegering av HMS-internkontroll må dokumenteres!

Selv om det er borettslaget eller sameiets styre som har ansvaret kan, og ofte bør, det faktiske arbeidet med gjennomføring av både HMS-internkontroll og tiltak delegeres.

Å delegere oppgaver til den eller de personene som besitter kunnskap om de ulike oppgavene er ofte en smart løsning. Oppgavene kan enten fordeles blant styremedlemmene, eller delegeres til beboerne eller til ekstern tredjepart som har kompetansen til å følge opp det spesifikke arbeidet.

Men det er viktig å husk at hvem ansvaret delegeres til, og hvilken ansvarsfordeling som gjøres, må være skriftlig dokumentert.

Styret plikter å ha oversikt!

Delegering eller ikke, Styret er uansett pliktig til å ha oversikt over bygg og alle fellesarealer og -installasjoner, fra brannsikring til utstyret på lekeplassen. Ved delegering av HMS-oppgavene må styret sørge for at alle er innforstått med sitt ansvar – og hvilke konsekvenser som kan følge, både for person og eiendom, dersom HMS-arbeidet ikke utføres.

Informer beboerne om HMS-internkontroll og tiltak!

Å informere beboerne om HMS-regelverk og HMS- tiltak vil vi si er en generell regel. Det er viktig at beboerne ikke bare skjønner at HMS-tiltak gjennomføres, men også bidrar med å overholde reglene, og melder til styret om eventuelle feil eller mangler.

Delegeres ansvaret til personer eller firma utenom styret, er informasjon om dette ekstra viktig. Med ansvar følger også gjerne myndighet – det kan derfor hjelpe den som får ansvaret, om styret informerer beboerne om både hva, hvorfor og av hvem tiltak skal gjennomføres. God informasjon til berørte beboere om HMS-tiltak, ansvar og myndighet vil medføre at unødvendige konflikter eller uenigheter ikke oppstår.

HMS-internkontroll og gode tiltak er god økonomi!

At boligforetaket er pålagt å gjennomføre HMS-internkontroll og kan bli bøtelagt dersom dette ikke gjennomføres er isolert sett ikke gunstig økonomisk. Heller ikke det at om Styret, ved skade eller ulykke, ikke kan dokumentere HMS-tiltak er fulgt opp og utbedret kan holdes økonomisk ansvarlig.

Vel så viktig er det at godt utført HMS-arbeid, god sikring og godt vedlikehold av bygg og fellesområder ikke bare reduserer vedlikeholdskostnadene, men også gir lavere forsikringspremier. Faktisk kan reduksjonen i forsikringspremier være større enn kostnadene ved å gjennomføre både HMS internkontroll og utbedringstiltak.

Husk at også økonomistyringen for borettslag og sameier skal dokumenteres som en del av Internkontrollen. 

Driftshjelp en partner på HMS-internkontroll og HMS-tiltak!

Driftshjelp har lang erfaring med både HMS-internkontroll og gjennomføre HMS-tiltak i borettslag og sameier. Vi har opparbeidet oss dyptgående innsikt i forvaltning av boligforetak, og ikke minst kunnskap om utbedring og praktisk forståelse av internkontrollforskriften.

Vi kan bistå med alle områder fra utarbeidelse av HMS-internkontrollskjema tilpasset akkurat deres borettslag eller sameie til utbedring av både små og store HMS-tiltak. Dette innebefatter alt fra dokumentasjon, gjennomføring av internkontrollen, sette mål for HMS-arbeidet, utarbeide risikoanalyser, prioriteringer og utbedringsplaner, samt gjennomføre utbedringer og vedlikeholdsarbeid.

Selve internkontrollen gjennomfører vi gjerne i fellesskap med en eller flere fra styret. Det gjør at veien fra identifisering til handling raskest mulig. Det gjør det også raskere å prioritere og fordele oppgaver. For erfaringsmessig vil utbedringstiltak fordele seg fra det helt enkle som kan fikses parallelt med internkontrollen, ordnes ved første anledning etter at kontrollen er gjennomført, gjerne av styret eller beboerne, til det som må planlegges, budsjetteres og prosjekteres.

Vi lager prioriteringslister

Noen ganger blir listen over avvik og behov for HMS-tiltak lang. Vi foretar da gjerne en risikoanalyse. Dette for å lage en prioriteringsliste basert på kriteriene risiko for at skade eller ulykke skal skje, sannsynlig konsekvens, kostnader for utbedring og tid for utbedring. Vi vil da ofte sette rødt, gult og grønt nivå på de ulike HMS-tiltakene. Det vil si hva som må gjøres umiddelbart (rødt) til det som kan vente tas ved anledning (grønt). Erfaringsmessig er dette til stor hjelp for styret til å prioritere HMS-tiltakene.

Minimumsnivået for godt HMS-arbeid er at styret i boligforetaket følge lover og regler som er satt for HMS. Dette gjelder for alle installeringer, monteringer, bygging, sikring, miljø og måte å jobbe på og at HMS-internkontroll gjennomføres en gang i året. Vi setter HMS i høysetet, så i de borrettslag og sameier vi gjør andre vaktmestertjenester – inkluderer vi gjerne HMS-kontroll og eventuelle tiltak knyttet til tjenesten.

Vi i Driftshjelp tar arbeidet med helse miljø og sikkerhet på alvor, og gjør alltid vårt beste for å tilegne oss informasjon og ny kunnskapen om HMS for borettslag og sameier.

Andre vaktmestertjenester fra Driftshjelp!

Driftshjelp er en fullservice leverandør av drifts- og vaktmestertjenester til borettslag og sameier i Oslo og omegn. Våre vaktmestertjenester leveres både som faste avtaler og som enkeltstående oppdrag. Foruten vaktmestertjenester leverer vi sesongtjenester som gartnertjenester og vedlikeholdstjenester for grøntanlegg samt alle tjenester for vedlikehold og utvikling av fellesarealer.

I alle våre tjenester står HMS-arbeidet høyt på agendaen. Oppdager vi noe som ikke lar seg løse der og da, har vi gode rutiner for å informere styret.