HMS Internkontroll i borettslag og sameier

Alle boligselskap pålagt å gjennomføre HMS-internkontroll en gang i året. Det er styrets ansvar at kontrollen utføres.

Kontroll og påfølgende tiltak kan med fordel delegeres til andre som kan det. Vi har lang erfaring og kan bistå dere.

Hva er HMS internkontroll?

HMS internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at borettslag og sameier planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav.

Alt arbeid – både internkontroll, planer og konkrete tiltak skal dokumenteres.

Hva en internkontroll for borettslag og sameier skal inneholde varierer. Hva Eksempelvis vil all bygningsmasse, elektriske anlegg, fellesarealer, bakgård og lekeapparater inngå.

Ettersom eiendommer er unike, må internkontroll-skjema og mål for HMS-arbeidet utarbeides for det enkelte boligforetak.

Krav til internkontroll er beskrevet i internkontrollforskriften §5 .

Må HMS internkontroll utføres i borettslag og sameier?

Nasjonale sikkerhetsmyndigheter (NSM) pålegger alle foretak, også boligforetak å gjennomføre HMS-internkontroll årlig. Strømnettsleverandøren kontrollerer at dette gjøres.

Styret plikter å ha oversikt

Styret må sørge for at internkontrollforskriften følges, og at HMS-tiltak og internkontroll gjennomføres.

De må ha oversikt over bygg, alle fellesarealer og installasjoner. Fra brannsikring til utstyret på lekeplassen.

Ved delegering av HMS-oppgaver må styret sørge for at alle er innforstått med sitt ansvar. Det gjelder også hvilke konsekvenser som kan følge, både for person og eiendom, dersom HMS-arbeidet ikke utføres.

De har også ansvar for at feil eller mangler utbedres. Dersom internkontroll eller utbedringer ikke gjennomføres kan det påløpe bøter.

Hvorfor er internkontroll i borettslag og sameier viktig?

HMS-tiltak og internkontroll omfatter beboernes boforhold, inneklima og psykososiale forhold.

Målet er å minimere sannsynligheten for uønskede hendelser og skader på mennesker eller gjenstander. Bygg, bakgård og andre fellesarealer skal være i god tilstand. En tilstand hvor det verken er fare for ulykker, eller skader på mennesker eller gjenstander.

For å kunne få en oversikt over eiendommen må plan for HMS internkontroll lages. Dette for å sikre at boligforetaktet skaffer seg oversikt og kontroll over sikkerheten og miljøet på eiendommen.

Det er viktig at det arbeides systematisk og på en målrettet måte for god HMS. Sett faktiske mål, deretter organiser, utfør og vedlikehold borettslaget eller sameiet i samsvar med gjeldende regelverk.

Med en godt utarbeidet plan kan man sette i gang nødvendige tiltak. Utbedringsoppgaver vil da prioriteres og gjennomføres på en effektiv og god måte. Gjennomgang av internkontrollen er viktig.

Hvordan gjennomføre HMS internkontroll?

Sett dere inn i regler og forskrifter

Alle i styret må sette seg inn i regler og forskrifter som gjelder for Internkontroll. Det kan de sette seg inn i ved å lese forskrift om systematisk helse miljø og sikkerhetsarbeid.

Utarbeid kartleggingsskjema

Utarbeid et kartleggingsskjema spesifikt for deres borettslag eller sameie.

Skjemaet bør vise hva som inngår i internkontrollen, hvilke rutiner dere har for vedlikehold og ettersyn. Skjemaet bør også vise om det er behov for eller planlagt tiltak eller utbedringer.

Er det planlagt utbedringer bør det også inkludere hva som er årsaken og hvem som har ansvaret, og når det skal gjøres.

Lag prioriteringsliste for HMS-tiltak

For å sikre at HMS-tiltak blir gjennomført er det smart å lage en prioriteringsliste.

Den bør vise hvilke HMS-tiltak som er kritisk og må utføres så snart som mulig. Deretter hvilke tiltak som er mindre kritisk og kan vente litt.

Alle tiltak skal bidra til samsvar mellom tiltak og planlegging i henhold til regelverk og lover.

Dokumenter delegering av HMS internkontroll

Gjennomføringen av HMS-internkontrollen og tiltakene kan delegeres. Enten kan den fordeles blant styremedlemmene, til beboerne eller til en kompetent ekstern tredjepart.

Deleger oppgavene til personer som besitter kunnskap om de ulike oppgavene.

Husk at det må være dokumentert skriftlig hvem ansvaret delegeres til. Det gjelder også ansvarsfordelingen.

Informer beboerne om HMS-internkontroll og tiltak

En generell regel er å informere beboerne om HMS-regelverk og HMS-tiltak. Dette for at de skal forstå at HMS-tiltak bidrar til å overholde sikkerheten, lover og forskrifter. De bør også vite at de må melde styret om eventuelle feil eller mangler.

Delegeres ansvaret til personer eller et firma utenom styret, er informasjon om tiltak ekstra viktig. Informerer styret beboerne både om hva, hvorfor og av hvem tiltak skal gjennomføres, så kan det hjelpe den som skal utføre jobben. Gi også informasjon om endringer ved behov, så alle er oppdatert.

God informasjon vil forhindre at unødvendige konflikter eller at uenigheter oppstår.

HMS-internkontroll + gode tiltak = økonomisk

Boligforetak kan bli bøtelagt dersom HMS internkontroll ikke gjennomføres. Det er isolert sett ikke gunstig økonomisk.

Hvis styret ikke kan dokumentere at HMS-tiltak er fulgt opp og utbedret ved skade eller ulykke, kan de holdes økonomisk ansvarlig.

Godt utført HMS-arbeid, god sikring og godt vedlikehold av bygg og fellesområder reduserer vedlikeholdskostnadene. Det gir også lavere forsikringspremier.

Faktisk kan reduksjonen i forsikringspremier være større enn kostnadene ved gjennomføring av HMS internkontroll og utbedringstiltak.

Husk at også økonomistyringen for borettslag og sameier skal dokumenteres som en del av Internkontrollen. 

Driftshjelp – Din partner for HMS internkontroll og tiltak

Driftshjelp har lang erfaring med HMS internkontroll og gjennomføring av HMS-tiltak i borettslag og sameier.

Vi har opparbeidet oss dyptgående innsikt i forvaltning av boligforetak, systematisk HMS arbeid og HMS system. Vi har i tillegg opparbeidet kunnskap om utbedring og praktisk forståelse av internkontrollforskriften.

Driftshjelp kan bistå innen alle områder relatert til utarbeidelse av HMS-internkontrollskjema.

Utbedring tilpasses deres eiendom. Vi hjelper med alt fra dokumentasjon, gjennomføring av internkontrollen, målsetting for HMS-arbeidet, utarbeidelse av risikoanalyser, prioriteringer og utbedringsplaner. Vi utfører også utbedringer og vedlikeholdsarbeid.

Selve internkontrollen gjennomfører vi gjerne i fellesskap med en eller flere fra styret. Det gjør at veien fra identifisering til handling går raskest mulig. Det blir raskere å prioritere og fordele oppgaver.

Noen utbedringstiltak vil vise seg å kunne fikses parallelt med internkontrollen og etter at kontrollen er gjennomført. Andre tiltak må planlegges, budsjetteres og prosjekteres.

Vi lager prioriteringslister

I de tilfeller listen over avvik og behov for HMS-tiltak er lang, foretar vi en risikoanalyse.

Basert på risikofaktorer for at skade eller ulykke kan skje, lages en prioriteringsliste. Her beregnes sannsynlig konsekvens, kostnader for utbedring og tid for utbedring.

Vi setter ofte ulike nivåer på HMS-tiltakene: rødt, gult og grønt nivå. Rødt er hva som må gjøres umiddelbart, gult tas ved anledning og grønt er det som kan vente.

Erfaringsmessig er det smart å inkludere dette i HMS-rutinene. Det har vært til stor hjelp for styret. Det blir enklere å prioritere HMS-tiltakene.

I de borrettslag og sameier vi leverer andre vaktmestertjenester – inkluderer vi gjerne HMS-kontroll og eventuelle tiltak knyttet til tjenesten.

Driftshjelp tar arbeidet med helse miljø og sikkerhet på alvor. Vi gjør alltid vårt beste for å tilegne oss informasjon og ny kunnskap om HMS for borettslag og sameier.