HMS

Gode rutiner for tilsyn av eiendom er viktig.

Det er visse ulikheter med å drifte et borettslag sammenliknet med et sameie. Her forklarer vi forskjellene og likhetene og hva som kreves av driftstjenester for eiendommene. Husk at uansett eiendom, så fikser vi det.

HMS-arbeid for borettslag og sameier

Det er strenge lover for HMS arbeid og sikkerhet i borettslag og sameier, og det er viktig at styret overholder lover, regler og kravene i internkontrollforskriften §5.

Driftshjelp tar HMS arbeid på alvor og jobber kontinuerlig med forebyggende kontroller og tiltak.

Sammen med styret kan våre vaktmestere etablere og følge gode rutiner for årlig kontroll og systematisk sikkerhetsarbeid på eiendommen.

Ved forberedelsene til HMS-arbeidet kan det dukke opp flere spørsmål som blant annet:

• Hvem har ansvar for HMS i borettslag og sameier?
• Hvilke lover og regler er gjelder?
• Hva skjer hvis dette ansvaret ikke følges opp?
• Hvordan lage gode HMS-rutiner?
• Hva innebærer egentlig en internkontroll?

Nedenfor besvarer vi noen av disse spørsmålene slik at forberedelsene til HMS-arbeidet blir litt enklere.

Hvem har ansvaret for HMS i borettslag og sameier?

Styret er ansvarlig for HMS

Alle styrer i borettslag og sameier har hovedansvar for internkontroll av både brannsikkerhet og HMS. Styret er HMS ansvarlig og skal etterkomme lover og forskrifter for å sikre helsen, miljøet og sikkerheten på boligeiendommen.

Hvis ulykken først inntreffer, enten det er i et borettslag eller sameie, så er det styret som står som HMS ansvarlig og da blir det viktig å kunne vise til godt dokumentert HMS-arbeid.

Lag system for godt HMS arbeid

Styret er pålagt å ha et system for god oppfølging og arbeid med HMS.

Som HMS-ansvarlig skal styret sørge for at HMS inkluderes som en del av den daglige driften av eiendommen.

Det må være en god overordnet oversikt over installasjoner, fellesarealer, hva slags brannsikring som er utført tidligere og hvor sikker eiendommen er før arbeidet settes i gang.

Det skal sikres at HMS-arbeid både innføres og utføres, at folk motiveres til å jobbe med miljøarbeid og at HMS-kontroll utføres på riktig måte i forhold til sameiets eller borettslagets størrelse, risiko og aktiviteter.

Hva skjer dersom helse, miljø og sikkerhet ikke følges opp?

Større fare for risiko og ulykker

Manglende HMS arbeid kan først og fremst føre til større risiko og ulykker.

Risiko og ulykker kan være eksempelvis snønedfall fra tak, brann, heis som står fast og smitte som følge av dårlig renhold.

Styret kan holdes ansvarlig dersom en alvorlig ulykke oppstår og styret ikke kan dokumentere at de har fulgt opp HMS, ettersom manglende oppfølging kunne ha forhindret ulykken.

Skade og slitasje på eiendommen

Manglende oppfølging av HMS kan i tillegg til risiko for ulykker føre til større slitasje og skade på eiendommen, men også økt forsikringspremie og høyere kostnader og utgifter.

Det er viktig at styret oppdager problemer og ta hånd om de i tide. Som HMS ansvarlig har styret i utgangspunktet plikt til å sørge for at kravene som stilles til HMS og internkontrollforskriften systematisk følges opp.

Vi i Driftshjelp tar arbeidet med helse miljø og sikkerhet på alvor og gjør alltid vårt beste for å tilegne oss den siste informasjonen og nye kunnskapen om HMS for å stille best mulig og yte optimalt HMS-arbeid.

Hvordan ivareta ansvaret for sikkerheten i sameier og borettslag?

Arbeidsmiljøloven pålegger alle bedrifter – også de som styrer og drifter boligeiendom, å ivareta miljøet ved systematisk arbeid og dokumentasjon av HMS.

Derfor er det viktig at styret setter seg inn i hvilke lover og regler som gjelder for sameier og borettslag når det kommer til HMS-arbeid.

1. Styret – sett dere inn i lover og regler for HMS

Som HMS-ansvarlig er det flere lover og krav å forholde seg til når det kommer til HMS.

Det finnes blant annet lover om tilsyn av elektriske anlegg, brann, ulykker, kontroll av produkter og forbrukertjenester, vern mot forurensing og avfall, forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.

Det er viktig at styret og vaktmester setter seg nøye inn i de gjeldene lovene og reglene for den aktuelle eiendommen og det enkelte tilfellet.

Du kan lese mer om relevante lover for HMS-arbeid her:

https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1996-12-06-1127
https://www.arbeidstilsynet.no/hms/
https://www.arbeidstilsynet.no/regelverk/lover/arbeidsmiljoloven/3/3-5/
https://www.arbeidstilsynet.no/regelverk/lover/arbeidsmiljoloven/6/6-5/

2. Vurder nåværende status av HMS-arbeid

Styret bør vurdere hvor godt HMS-arbeid som er gjort tidligere.

HMS arbeid er et løpende arbeid som utvikler seg over tid.

Det er viktig at styret vurderer om arbeidet er godt nok, eller om det trengs justeringer for å ivareta dagens krav til helse miljø og sikkerhet på boligeiendommen.

Styret bør gjøre en vurdering av:

• Hvilke risikofaktorer eiendommen, bygningene og utstyret har
• Antall ansatte og antall beboere på boligeiendommen
• Hvordan eiendommen brukes og hvor risikofylt bruken er
• Om det skal tilpasses et helt eget HMS-system eller bruke en mer generell mal
• Om arbeidet og dokumentasjonen blir godt nok for å ivareta forsvarlig HMS arbeid
• Om HMS arbeidet er godt nok til å overholde myndighetenes krav
•  Om styret ønsker å utføre arbeidet alene eller samarbeide med en samarbeidspartner

3. Lag en overordnet HMS plan

En HMS plan er et verktøy som fungerer som en overordnet plan for hva sameiet eller borettslaget skal utføre av HMS-arbeid for boligeiendommen.

HMS planen gir oversikt over hva styret bør ha avklart når det kommer til risikomomenter, ansvar, mål og strategi for å kunne sette i gang de rette tiltakene.

Driftshjelp bruker egne kontrollskjemaer, sjekklister og avvikslister som inneholder tilpassede rutiner og prosedyrer. Vi hjelper styret slik at krav til HMS på eiendommen for beboere og besøkende overholdes. Tilstand dokumenteres, logges, lagres og legges tilgjengelig i nettportal.

Alt dette arbeidet skal dokumenteres og gjennomføres via en internkontroll.

4. Utfør internkontroll

For å ivareta ansvaret bør HMS-rutinene settes i system – og kan da kalles en internkontroll.

Dette systemet bør inneholde en oversikt over regler og lover, mål for HMS, ansvarsfordeling og myndigheter, en risikoanalyse, avviksbehandling, tiltak, rutiner og dokumentasjon.

Hvorfor er internkontroll viktig?

Grunnen til at internkontroll er viktig arbeid er fordi en slik kontroll vil avdekke om HMS-arbeidet har blitt utført på en god måte eller ikke. Da kan det kontrolleres at alle tiltak faktisk er blitt utført i det hele tatt og om HMS tiltakene har bidratt til å redusere risikoen for skader og farer – både for beboere og de menneskene som arbeider i sameiet eller borettslaget.

Styret har ansvar for at eiendommen tilfredsstiller god helse, godt miljø og god sikkerhet. Når boligene er godt tilrettelagt for god helse miljø og sikkerhet bidrar det til økt livskvalitet for beboere og andre brukere av eiendommen.

Dokumentasjon må utarbeides

HMS-arbeid skal dokumenteres for å kunne vise til hva som er utført av tiltak og forbedringer og hva som er planene for fremtiden.

God dokumentasjon er viktig ved en eventuell ulykke, og kan i tillegg være med på å påvirke kostnadsnivået på eiendommen. Spesielt kostnadene til forsikring. Vi i Driftshjelp lager og utfører tilpassede internkontroller for borettslag og sameier der vi dokumenterer alt det nødvendige.

Lurer du på hva internkontroll er?

Hva som er viktig å tenke på i prosessen med å utføre kontrollen?

Og lurer du på hvordan Driftshjelp utfører internkontroll for borettslag og sameier?

Da kan du lese mer inngående om internkontroll her.

5 Planlegg og sett i gang tiltak – Bruk HMS-kontrollskjema

Det er fort gjort å grave seg ned i vurderinger og dokumentasjon.

Styret må derfor sørge for at tiltakene som er nødvendige faktisk blir gjennomført.

Hele hensikten med HMS arbeid er å sørge for bedre helse miljø og sikkerhet. Da må istapper fra taket fjernes og årsaken til istappdannelsen utbedres. Møbler og skrot i rømningsveier må fjernes og brannfarlige sikringsskap må utbedres.
Et HMS kontrollskjema kan gjøre det lettere å strukturere dette tiltaksarbeidet. Da er det viktig å vite hva et HMS kontrollskjema bør inneholde.

Et HMS kontrollskjema bør inneholde:

• Ansvarsfordeling
• Hvilke forskrifter og lover som gjelder
• Styrets oppgaver, herunder:
  – Fastsetting av mål for HMS-kontroll
  – Kartlegging av ulykker
  – Utføring av risikovurdering
  – Planlegging av tiltak for reduksjon av risikoforhold
  – Iverksetting av forebyggende tiltak og rutiner
  – Kontroll av at forbyggende tiltak og rutiner blir utført og fulgt opp.

Driftshjelp kan bidra med kontrollskjema og tiltaksarbeidet. Vi tilpasser gjerne kontrollskjemaet til hver enkelt eiendom.

Ønsker du å lese mer om hva et typisk kontrollskjema for HMS tar for seg og hvordan et oppsett kan se ut med eksempler?

Her kan du få mer innsikt i hvordan et HMS kontrollskjema fra Driftshjelp fungerer og få mer inngående informasjon om hva skjemaet bør inneholde.