Internkontroll i borettslag og sameier

Alle boligselskap er pålagt å gjennomføre HMS internkontroll en gang i året. At kontroll utføres er styrets ansvar.

Vi har lang erfaring og kan bistå dere.

Hva er HMS internkontroll?

Internkontroll innebærer systematisk arbeid med HMS og tiltak. Dette skal skal sikre at virksomheten (borettslaget eller sameiet) planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav.

Hva en god internkontroll skal inneholde varierer ettersom eiendommer er forskjellige. All bygningsmasse, elektriske anlegg, fellesarealer, bakgård og lekeapparater inngår.

Alt arbeid i forbindelse med kontrollen må dokumenteres.

Må HMS internkontroll utføres i borettslag og sameier?

Konkrete krav til kontrollen beskrives i forskrift om systematisk helse miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter, internkontrollforskriften. Strømnettsleverandøren sjekker at dette gjøres.

Styret må sørge for at denne følges. Hvis ikke kan myndighetene gi pålegg om nødvendige tiltak.

Ansvarlige må være innforstått med sitt ansvar og konsekvenser som kan følge for person og eiendom hvis kontroll ikke utføres. Utbedringer må også gjennomføres.

Hvorfor er HMS internkontroll viktig?

Kontrollen er viktig for å minimere sannsynligheten for uønskede hendelser og skader på mennesker eller gjenstander. Bygg, bakgård og andre fellesarealer skal være i god tilstand.

Hvordan gjennomføre HMS internkontroll?

Styret må sette seg inn i regler og forskrifter som gjelder og systematisk hms arbeid.

Sett mål, organiser og vedlikehold eiendommen i samsvar med regelverk for god helse, miljø og sikkerhet.

Med en godt utarbeidet plan kan dere sette i gang tiltak. Utbedringsoppgaver vil ha ulik prioritet og gjennomføres på en effektiv og god måte. Gjennomgang av internkontrollen er viktig.

Utarbeid kartleggingsskjema for deres eiendom

Skjemaet bør vise hva som inngår i internkontrollen så vedlikehold og oppfølging skjer i henhold til forskriftene.

Skjemaet bør også vise evt. behov for tiltak eller utbedringer.

Ved utbedringer bør skjemaet inkludere blant annet: årsak, hvem som har ansvar og oppgaver innenfor HMS-arbeidet, ansvarsfordeling og når det skal gjøres.

Lag prioriteringsliste for HMS-tiltak

Lag en prioriteringsliste for å sikre gjennomføring av HMS tiltak.

Kritiske HMS-tiltak prioriteres først. Deretter tiltak som er mindre kritisk.

Delegering dokumenteres skriftlig

HMS internkontroll og tiltak kan delegeres til styremedlemmer, beboere eller til en kompetent tredjepart.

Ansvarlige for kontrollen må ha kunnskap om oppgavene, og ha dokumentert opplæring i HMS-arbeid ved behov.

Informer beboerne om internkontroll og tiltak

En generell regel er å informere beboerne og eksterne aktører om HMS-regelverk og HMS-tiltak, så alle kan overholde sikkerhet, lover og forskrifter.

Opplys beboer om planene og hvem som skal gjennomføre kontrollen. Oppfordre til å melde styret dersom styret må håndtere feil og mangler.

God informasjon før og underveis i prosessen vil kunne forhindre unødvendige konflikter eller at noe går galt.

Internkontroll + gode tiltak = økonomisk

Boligforetak kan bli bøtelagt dersom HMS internkontrollen i virksomheten ikke gjennomføres eller styret ikke har gjennomført utbedring.

Godt utført HMS-arbeid reduserer vedlikeholdskostnadene. Det gir også lavere forsikringspremier.

Husk at også økonomistyringen for borettslag og sameier skal dokumenteres som en del av Internkontrollen.

Driftshjelp tar HMS internkontrollen

Med lang erfaring i bransjen har vi opparbeidet oss innsikt og kunnskap om HMS-system, hms lovgivningen, utbedring og praktisk forståelse.

Driftshjelp organiserer hele prosessen fra dokumentasjon, gjennomføring av HMS internkontroll og målsetting for HMS-arbeidet.

Vi tilbyr i tillegg utarbeidelse av risikoanalyser, prioriteringslister og utbedringsplaner. Vi gjennomfører også utbedringer.

Når det kommer til HMS rutinene bør internkontrollen gjennomføres i fellesskap med noen fra styret, så gode rutinar settes fra start.

Der vi leverer vaktmestertjenester – inkluderer vi gjerne HMS-kontroll og tiltak knyttet til tjenesten. Les mer om det via linken.